Linee guida per la gestione dei profili della sezione del CAI di Amatrice sui social network
Premessa
Questo documento definisce le modalità di attivazione e gestione dei profili della sezione del CAI di Amatrice.
I destinatari del documento sono i membri del comitato di redazione e i soci che utilizzano il gruppo WhatsApp.
Le linee guida sono elaborate coerentemente con l’informativa sul trattamento dei dati personali dell’interessato ai sensi dell’art. 13 Reg. UE 679/2016 del Club Alpino Italiano (CAI).
Comitato di redazione
Il comitato di redazione nasce su richiesta del presidente della sezione per migliorare e ampliare la comunicazione.
Il comitato è composto dal Responsabile contenuti sito internet, Addetto stampa, Responsabile contenuti Instagram, Responsabile contenuti Facebook, Responsabile contenuti TwiBer, Web designer e delegato alla gestione della Posta sezionale.
- La gestione del sito internet è affidata a un massimo di 2 persone.
- La gestione della pagina Instagram è affidata a un massimo di 2 persone.
- La gestione del profilo Facebook è affidata a un massimo di 2 persone.
- La gestione del profilo Twitter è affidata a un massimo di 2 persone.
- La gestione della Posta sezionale è affidata a un massimo di 2 persone.
- I social network: profili istituzionali e tematici
La sezione del CAI di Amatrice si dota di profili sui principali social network con l’obiettivo di comunicare in modo più efficace, informare e interagire con i cittadini e i soci.
I profili istituzionali ufficiali adottati dalla sezione – @CAIAmatrice su Twitter, CAI sezione di Amatrice su Facebook, @cai_amatrice su Instagram – sono richiamati con un link nella home page del sito www.caiamatrice.it.
I social network utilizzati dal comitato di redazione sono quelli più diffusi fra i cittadini e i soci in grado di generare i maggiori benefici in termini di efficacia della comunicazione. Essi possono mutare in base alle evoluzioni del mercato e delle tecnologie disponibili.
L’uso che viene fatto dai cittadini e soci dei diversi profili e la diffusione delle informazioni pubblicate viene costantemente monitorato tramite i sistemi statistici disponibili sulle diverse piattaforme social.
Il comitato di redazione si dota anche di gruppi tematici sulla piattaforma WhatsApp gestiti autonomamente dai settori operativi.
Attivazione di profili social network tematici gestiti autonomamente dai settori operativi
La richiesta di a1vazione di un nuovo profilo tema5co sulla piattaforma di WhatsApp deve essere approvata dal consiglio direttivo.
L’autorizzazione alla pubblicazione di contenuti è data dal Presidente; l’aggiornamento e il corretto funzionamento del profilo tematico è a carico del comitato di redazione.
I profili tematici attivati su richiesta dei gruppi devono mantenere un caraBere istituzionale e indicare chiaramente il riferimento alla sezione di appartenenza.
Al momento della richiesta di attivazione di un sotto-profilo social collegato ad un particolare evento, il comitato e il presidente di sezione segnalano i nomi dei redattori incaricati di mantenere aggiornato il profilo.
Nel caso di profili tematici già esistenti al momento della pubblicazione delle presenti linee guida, i gruppi coinvolti sono invitati a segnalare i nomi dei soci incaricati al comitato della comunicazione e ad adeguarsi alle presenti linee guida.
Contenuti pubblicabili
I contenuti pubblicati sui profili social network istituzionali e tematici della sezione CAI di Amatrice riguardano prevalentemente attività istituzionali, iniziative, progetti, informazioni sulla formazione, servizi, eventi, messaggi di pubblica utilità e azioni di promozione del territorio. Con l’obiettivo di stimolare il coinvolgimento attivo dei cittadini e dei soci, la partecipazione, il senso di appartenenza alla sezione, si possono prevedere attività di incontri, gaming e iniziative di vario genere che prevedano l’interazione sui canali digitali.
Sui profili social Facebook, Instagram e Twitter della sezione è possibile condividere e rilanciare anche contenuti e messaggi provenienti da soggetti terzi, enti pubblici, fondazioni, associazioni e gruppi presenti sul territorio, a patto che il loro contenuto sia di pubblico interesse e utilità e coerente con gli obiettivi comunicativi del settore e della sezione.
I profili social della sezione del CAI di Amatrice possono essere usati per iniziative patrocinate o che la coinvolgano.
L’utilizzo di WhatsApp è limitato allo scambio di comunicazioni strettamente legate alla sezione, come da regolamento allegato.
Non è consentito l’utilizzo dei profili social per scopi privati e/o personali o per fini politici, commerciali, ecc.
Stile comunicativo e interazioni con account personali
I profili social network della sezione del CAI di Amatrice sono gestiti con un linguaggio semplice e diretto, evitando formulazioni burocratiche ed eccessivamente formali.
Lo stile è neutrale, è la sezione del CAI di Amatrice che parla in modo diretto ai cittadini e ai soci, devono essere omessi i riferimenti personali, i redattori comunicano per conto della sezione.
Gli account personali di soci e collaboratori possono essere usati per l’accesso alle funzioni di amministrazione sui social network, solo nel caso risulti difficoltoso o inefficiente creare account dell’amministrazione come nel caso di Facebook.
In ogni caso, quando si pubblicano contenuti o commenti sui profili istituzionali o tematici in nome e per conto della sezione, non devono essere usati gli account personali.
Nel caso occorra fornire una risposta circostanziata a sollecitazioni degli utenti dei social network da parte dei responsabili della sezione, si consiglia di pubblicare con il profilo istituzionale o tematico apponendo in calce il nome e il ruolo di chi replica.
L’utilizzo improprio dei profili social della sezione del CAI di Amatrice costituisce, per i soci, violazione del Codice di comportamento e determina, nel rispetto dei principi di gradualità e proporzionalità, l’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dall’articolo Titolo 2 Capo 1 Art.19 (Comma1 a, b, c, d Comma 2 a, b, c, d Comma 3 Comma 4) Art.23 (Comma 1, Comma 2) del regolamento disciplinare del Club Alpino Italiano (CAI).
Aggiornamento dei social network
I profili social della sezione del CAI di Amatrice, per essere efficaci, devono essere costantemente mantenuti aggiornati. In caso di domande di soci e cittadini che richiedano una risposta da parte della sezione, essa deve essere fornita nel minor tempo possibile.
I settori operativi che attivano profili tematici sono tenuti a organizzarsi e individuare il personale per:
- Mantenere aggiornati i profili pubblicando con continuità informazioni e notizie;
- Rispondere nel minor tempo possibile alle domande di soci e cittadini;
- Replicare nel minor tempo possibile in caso di commenti che necessitino di
- chiarimen5 da parte della sezione del CAI di Amatrice;
- Eliminare eventuali comment inadeguati, offensivi o scritti con linguaggi inappropriati;
- Rispondere ad eventuali messaggi inviati direttamente al profilo.
- Uso dei social network nei momenti di emergenza o calamità naturali
In caso di emergenza o calamità naturali che dovessero colpire il territorio, soltanto i profili istituzionali ufficiali della sezione sono autorizzati a diffondere informazioni al pubblico, di concerto con l’Addetto Stampa.
Le redazioni dei profili tematici curati dai settori operativi sono invitate a rilanciare le comunicazioni ufficiali pubblicate sui profili istituzionali in modo da amplificarne la portata.